Onde os dados da sua clínica ficam, e quem tem a chave

Prontuário e dados da clínica em servidor (VPS) em São Paulo. A IA de voz processa em servidor contratado pela Axioma nos EUA, sem enviar nada a OpenAI ou Google e sem guardar o áudio. Os dois servidores são contratados pela Axioma da Hostinger, e o áudio e o texto da consulta vão para a IA por túnel cifrado, só para processar. O que sai do servidor é o que a clínica decide usar, e está publicado abaixo, item por item.

IA da Axioma. Transcrição e organização do texto de apoio dentro do produto, com modelos abertos e sem API de terceiros.
Isolamento por clínica. Cada registro carrega a clínica dona dele; o prontuário de uma não aparece para a outra, e isso é verificado por teste.
Assinatura do próprio profissional. Cada um envia seu certificado ICP-Brasil pelo sistema.
Saída com um clique. Exportação completa, sem fidelidade e sem multa.

O mapa do sigilo

Fica no servidor No servidor de São Paulo: prontuário, agenda, evoluções, financeiro, documentos de paciente e o texto transcrito. No servidor de IA, nos EUA: os modelos abertos, que processam o áudio sem guardá-lo, e a cópia cifrada do backup.

Sai, por sua decisão Mensagens do Pulso (assistente de WhatsApp), notificações push do navegador e e-mails de contato. Esses canais passam pela infraestrutura de quem os entrega, porque é assim que o canal funciona. O prontuário não passa.

O que a Axioma não faz com seus dados Não vende dados, não usa prontuário para publicidade nem para treinar modelo, e a equipe não abre prontuário por rotina. O acesso técnico ao servidor existe só para manutenção e suporte que você pedir, e todo acesso pelo app fica registrado e aparece na Certidão de Sigilo.

Não temos ainda Carimbo de tempo do ICP-Brasil na assinatura e certificação SBIS. Estão declarados e não estão sendo vendidos como se existissem.

Onde o servidor do app roda hoje: servidor (VPS) em São Paulo, com TLS e chaves guardadas no servidor. A IA de voz processa em servidor contratado pela Axioma nos EUA, sem guardar o áudio: o áudio e o texto da consulta atravessam a fronteira por túnel cifrado só durante o processamento, o que é uma transferência internacional de dado de saúde para tratamento (LGPD, art. 33), declarada aqui. A cópia de backup também fica nesse segundo servidor, cifrada com uma chave que não está em nenhum servidor; as cópias anteriores a 22/10/2026 usam a cifra antiga, cuja chave fica no servidor do app, e saem da retenção até 21/11/2026. A limpeza da migração está em andamento: até ela terminar, esse servidor também guarda a cópia de reversão anterior à mudança para São Paulo, sem uso e com acesso restrito à equipe técnica, e ela é apagada na limpeza.

No Axioma, os controles descritos nesta página permitem conferir a autoria e os eventos registrados: o certificado dos documentos clínicos é do profissional, a trilha reúne eventos com autor e data, e a clínica pode exportar seus registros. A Certidão de Sigilo reúne esses eventos em um relatório assinado institucionalmente pela Axioma.

A assinatura digital, sem adjetivo

O profissional configura seu certificado em Minha conta e senha → Meu certificado digital. No A1, o arquivo PKCS#12 fica cifrado no servidor; a senha abre uma sessão temporária de assinatura e não é gravada. A chave aberta permanece em memória durante essa sessão. No A3 com Assinador SERPRO, a chave privada fica no dispositivo do profissional.

O serviço solicita carimbo de tempo RFC 3161 à FreeTSA, que não integra a ICP-Brasil. Nos documentos clínicos, a configuração atual permite assinatura sem carimbo quando o provedor está indisponível; a Certidão institucional exige carimbo validado. Um carimbo, isoladamente, não comprova conformidade do prontuário nem autoriza eliminar papel.

E a Certidão de Sigilo é o documento que fecha o ciclo: ela lista, período a período, os acessos registrados pelo app (quem abriu o quê, e quando), e recebe assinatura institucional própria da Axioma, sem custo adicional. Não usa certificado da clínica e não é uma assinatura ICP-Brasil ou certificação SBIS. A gestão pode consultar o relatório e verificar o arquivo recebido.

Acesso e registro

Papéis, não confiança

Cada conta da equipe tem papel e permissões definidos no sistema. A recepção trabalha sem acesso ao conteúdo clínico. A trilha reúne os eventos registrados pelo app, com autor, data e ação. A Certidão consolida essa trilha; não comprova acessos externos ao aplicativo nem ausência de incidentes.

Backup e restauração testada

Backup diário cifrado com chave pública (age), cobrindo banco, documentos de paciente e segredos. O servidor do app só cifra; a chave que abre fica fora dos servidores. Cópia diária num segundo servidor, nos Estados Unidos e ilegível lá, que o servidor do app não consegue apagar (30 dias), e dez cópias locais em rotação. A restauração foi testada de ponta a ponta em banco isolado no formato anterior; o teste no formato atual (age) está agendado.

Notificações com chave própria

As notificações push para a equipe usam chaves VAPID geradas e guardadas no servidor, com payload cifrado no navegador. Nada de dado de paciente trafega em notificação.

LGPD na prática

A clínica é a controladora dos dados. A Axioma é a operadora, e trata o que recebe exatamente para executar o que foi contratado. Isso muda a responsabilidade: quem responde pelo tratamento é a clínica, e o sistema existe para dar a ela o registro, o controle e a prova.

A ANPD é ativa em 2026, com processos contra organizações de saúde por falhas na proteção de dados de centenas de milhares de pacientes. Preparação de incidente, comunicação ao titular e nomeação de encarregado são obrigações da clínica, e o sistema registra acessos justamente para permitir essa comprovação.

Se você precisa de laudo independente

Certificação SBIS e pareceres de segurança de terceiros não existem no Axioma hoje. Se a sua clínica exige isso em contrato, a resposta honesta é que o Axioma ainda não atende a esse requisito.

Assinaturas e registros: o que existe e o que falta

Este quadro descreve os controles implementados e suas limitações. A avaliação de conformidade envolve o conjunto de requisitos técnicos e operacionais aplicáveis; não se resume à contratação de um carimbo de tempo. A Axioma não possui certificação SBIS.

Requisito	Onde está no Axioma	Estado
Assinatura digital do documento	PDF assinado com certificado pessoal A1; integração A3 SERPRO disponível, ainda sujeita à homologação com o dispositivo do profissional	Funciona
Integridade do arquivo assinado	ByteRange no PDF e hash SHA-256 gravado no registro do arquivo	Funciona
Verificação do certificado do signatário	O serviço confere abertura, posse e validade temporal do certificado pessoal. A cadeia de confiança e a revogação do certificado profissional não são verificadas independentemente pelo serviço. A Certidão usa identidade institucional própria, não ICP-Brasil	Parcial
Trilha de auditoria com autor, data e ação	Eventos registrados no aplicativo, consolidados no relatório institucional; falhas de registro exigem acompanhamento operacional	Funciona
Controle de acesso por papel	Papéis validados no núcleo, com negação por padrão quando o papel não é reconhecido	Funciona
Retenção dos registros	Nenhuma rotina de expurgo automático de prontuário; remoções são sempre ação de quem opera	Funciona
Trânsito cifrado e backup criptografado	HTTPS no acesso ao app e backup diário cifrado com chave pública (age), com rotação de cópias	Funciona
Carimbo de tempo RFC 3161	FreeTSA: obrigatório para a Certidão institucional; documentos clínicos podem sair sem carimbo conforme a configuração de contingência	Funciona
Carimbo de tempo do ICP-Brasil (ACT)	Depende de contrato com a autoridade de carimbo; o serviço de assinatura já está pronto para receber	Pendente
Cópia de backup fora do servidor	Cópia diária, cifrada e ilegível no destino, num segundo servidor, nos Estados Unidos, sem permissão de apagar a partir do app	Funciona
Segundo fator de autenticação	Verificação em duas etapas por TOTP ou passkey: obrigatória para administração, gestão e permissões sensíveis; opcional nos demais acessos	Funciona
Certificação independente do software (SBIS)	Processo de certificação junto à entidade; depende de laudo e de auditoria independente	Pendente

A Axioma não declara conformidade integral ao NGS2 nem autorização para descarte de prontuários em papel. Consulte as normas aplicáveis e a avaliação técnica e jurídica da clínica antes de decidir sobre guarda e eliminação. Referências: Resolução CFM 1.821/2007, Lei 13.787/2018 e Resolução CFM 2.381/2024.

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